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                    淺談企業管理的信息化組織決策
                    2013/4/10

                          企業管理,是對企業的生產經營活動進行計劃、組織、監督、調節等一系列職能的總稱。

                          從管理對象來分,可以將管理分成業務管理和行為管理兩類:業務管理,又可以稱為業績管理,它側重于對企業資源的管理,比如財務、材料、產品等相關的管理,其直接目的在于取得產出成果;行為管理又可以稱為組織管理、機制管理,則更側重于對企業內部行政制度的管理,以此而產生了機制的變革、激勵、工作計劃、個人與團隊的協作、文化等的管理。業務管理是關注企業生產經營成果效率的直接管理,而行為管理則是促進提高業務管理效率,降低運營損耗的間接管理??偟膩砜?,企業管理的核心和最終目標,是提高效率,降低成本。

                          在現代企業的管理實踐當中,信息化成為了提高企業管理效率的重要手段,以信息化再造企業流程,提升企業經營水平,以信息化改造企業管理結構,提高企業的管理效能,從而促使企業適應當前激烈的市場競爭,是企業管理變革的前沿。但是,不同的企業有自身的特點和不同的經營模式,信息化改造的方式與原則也會各有差異,從市場實踐中也可以看出,有的企業信息化管理改革很成功。同樣的模式卻使有的企業陷入失敗,這是什么原因呢?筆者認為,企業管理信息化具有普遍適用的規律,如果偏離了這個規律,就難以達成改革目標。本文就現代企業管理如何運用信息化手段達到提升效率的方法歸納出一些規律,為企業管理的信息化改革提出一點啟示。

                      1 信息化框架下的管理效率評價

                          1.1 管理效率的衡量標準

                          管理效率是由投入產出的比例關系來衡量的,投入越少產出越多,則管理效率越高,而投入與產出包括各種生產要素與產品,即投入包括資金、人力與時間,產出則包括產品的品質、數量以及附加價值(商譽、口碑、消費者偏好等)。因此,管理效率的衡量,可以從資金、人力與時間耗費三個方面進行度量,占用人力、資金最少,消耗時間最短,產出最大的管理方式,就是最有效率的管理方式。

                          1.2 信息化管理框架下的管理效率構成

                          公司管理和組織經營的全部目的在于取得最大化的經濟效益,通過信息化流程再造來改革管理體系,以信息手段加快公司內外部信息的獲取、處理和反饋,提高公司的應變能力和管理能力,提升管理效率,成為了信息時代公司治理的重要手段。因此,可以得出這樣的結論:即管理效率由信息獲取、時間反饋、收益取得三方面體現,在這種情況下,信息采集、信息處理、信息反饋便成為了信息化框架下管理效率的構成因素。之所以得出這樣的論斷,其關鍵在于,信息的采集處理和反饋,都需要資金的投資、人力的投入以及時間的消耗,這些消耗掉的資源在信息處理下促進收益的取得,而取得的收益則成為管理效率的體現。在信息化對企業管理體制的改造下,企業的管理呈現以下特征:即企業管理通過資金、人力、時間的投入,在信息處理改造下。體現出收益的增加,而收益的增加即反向體現為管理效率。(圖1:信息化管理的效率體現)

                      2 建立高效的信息管理體系

                          2.1 信息管理的架構原則

                          企業所有的生產經營活動,都依托于對內部和外界的信息做出反應來確保經營目的的實現,因此,對企業管理的組織應該從信息的取得和反饋渠道來入手。

                          2.1.1 信息的采集

                          企業所面臨的內外部信息有很多,在新經濟時代的大背景下,信息量呈現爆炸式的增長度,到底哪些信息對企業至關重要而哪些信息其實完全無關并不完全取決于信息的直接邏輯相關性,對企業而言,信息重要性的判斷已經逐漸困難起來。篩選識別有效信息就成為了企業管理決策的一個重要環節。

                          刪選識別有限信息,需要遵循三個原則:確保信息的有效性;確保信息的有用性;確保信息采集渠道的客觀性。

                          確保信息的有效性:一是要確保信息來源的可靠性;二是要確保信息邏輯的正確性;三是要確保信息采集的合法性。確保信息的有用性:即需要通過篩選,保證信息對企業的管理決策是有用的。由于經濟產業鏈條的延長,以及各種影響因素的錯綜復雜,有用信息往往隱藏在海量的信息里面,需要企業通過科學的方式進行篩選。確保取得有用信息。

                          確保信息采集渠道的客觀性:企業采集的信息有真實的。也有被扭曲的,只有信息采集渠道保證客觀性,才能盡可能客觀的取得信息。

                          2.1.2 信息處理

                          企業采集到的信息,必須經過分類、篩選、整理和處理,才能形成企業管理決策的組成基礎。首先,要對采集到的信息做篩選,信息客觀有用,并不代表都需要進行處理,為了提高效率,必須對信息進行篩選,提取最重要的影響信息;其次,要對信息進行分類整理,確保信息利用的效率;最后,按照需要對信息進行處理。

                          2.1.3 信息反饋

                          企業做出管理決策之后,需要盡快將信息反饋,選擇最高效、信息散逸失真最少的信息反饋方式,是提高管理效率的方式。在這個過程中,遵循信息傳遞鏈最短、傳達層次最少的原則,可以非常有效地減少信息失真。

                          2.2 信息管理的架構方式

                          信息的采集、處理和反饋,其根本目的在于提高企業的反應速度,增強企業的信息掌握能力,降低管理損耗,提高經濟效益。企業信息管理的架構,需要流程再造其各個部門,以獨立的信息化管理機構服務于整個企業生產管理流程,要求扁平化的管理結構去適應市場,及時反饋內外部信息,協助企業主管部門作出判斷,因此,信息管理的架構要求企業具有以下管理架構特征:

                          獨立的信息管理部門;計算機輔助管理平臺應用;扁平化的組織結構;高效的信息傳遞機制。

                          1)獨立的信息管理部門:企業需要設立獨立的信息管理部門,從整體的角度規劃企業的信息化制度,規劃管理企業的信息化組織決策,從流程上規范信息化管理流程。

                          2)計算機管理平臺:計算機輔助管理可以極大地提高企業的管理效率,節約人力和時間,打造高效的管理反應體制。

                          3)扁平化的組織結構:為了應對復雜多變的外部環境,企業的管理體系應該盡量實現扁平化,減少中間管理結掏,使得企業的高層可以輕易獲取基層信息,減少信息傳遞的環節,降低信息遺失,提高反應效率。

                          4)高效的信息傳遞機制:企業需要一條高效的信息傳遞渠道,以新的傳遞流程,應用新的科學技術,提高信息傳遞效率,執行管理決策。

                          2.3 以信息化組織企業管理決策

                          以信息化組織企業管理決策,需要將信息化的優勢和企業的行業經營特點結合起來,再造企業的整個管理制度和流程,加快信息流轉的速度,提高信息的處理效率與能力,這就要求企業具備適應市場競爭需求的信息化決策機制:

                          2.3.1 以多渠道的信息采集機制組織企業管理決策

                          企業在生產經營活動中,需要面臨各種各樣的環境變化,有內部的,也有外部的,整合信息采集渠道,構建專業的信息采集機制,使企業對內外部環境敏感產生反應,是企業管理決策的重點。信息采集有多種渠道,但綜合起來,有信息輸入和信息采集兩種,信息輸入主要指外部形成信息的輸入,包括報紙、電視臺、網絡等媒體以及公眾傳播的信息輸入,企業只能被動的接受這些信息,并從中篩選有用信息,信息采集則是指企業為了達到一定的經營目的,通過一定形式的調查、收集、采集,有目的的通過事先篩選,形成的有用信息。

                          通過多渠道的信息采集,可以隨時掌握企業所面臨的問題,形成信息優勢,促進企業管理決策的正確形成和實施。

                          2.3.2 以高效的信息處理機制組織企業管理決策

                          信息處理包括篩選、分類、處理和反饋四個環節。采集到的信息,需要在企業內部進行再篩選,去掉與企業管理決策相關性較低的信息,保留相關性高的信息。由于企業采集信息往往量大而復雜,因此還需要對信息進行分類、整理,提高信息的查詢和使用效率,然后以輔助企業管理決策為目的,進行信息的處理,形成決策之后,再將信息反饋。因此,企業需要建立高效專業的信息處理機制。將信息化融入到企業生產、管理、銷售、策劃、人力資源、財務等部門的管理職能當中。建立企業信息處理機制,加強企業內部的信息處理與反饋流程,提高信息處理能力。

                          2.3.3 以便捷的信息傳遞渠道組織企業管理決策

                          由于參與企業管理的各個職能部門的分工不同以及信息的來源渠道不同等多種原因,往往在企業的管理過程中會形成信息傳遞缺失,大大影響企業的管理決策。這種缺失一般包括三種情況,一是信息孤島,即某些信息僅僅在本部門傳遞,信息沉淀下來無法被企業整體利用;二是信息缺失,即某些信息在傳遞過程中發生失真和缺失,導致信息走樣。三是信息衰減,即由于傳遞鏈條過長,環節過多以及信息保真效率不高等原因,信息在企業內部處理的過程中發生了走樣。

                          為了避免企業信息傳遞中的信息失真,需要企業在管理中建立高效便捷的信息傳遞渠道,減少信息傳遞環節,共享信息優勢,達到便于組織企業管理決策的目的。

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